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执法全过程记录档案管理办法
文章来源: 作者: 发布时间:2017年12月11日 阅读次数:940 

执法全过程记录档案管理办法


第一条  为了提高执法全过程记录档案工作的质量和管理水平,充分发挥执法全过程记录档案在交通行政执法管理工作中的作用,依据《中华人民共和国档案法》,结合工作实际,制定本办法。

第二条  执法全过程记录档案是交通运输行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法全过程记录档案管理制度是交通运输行政执法工作的组成部分,是提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条  交通运输行政执法部门在执法工作中形成的全部记录档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条  执法全过程记录档案是指在交通运输行政执法中形成的各种档案资料(包括文字、图表、相片、录音、录像制品、影视片、光盘以及相应的说明文字等资料)。

第五条  各级交通运输行政执法部门应配备一名专职或兼职档案管理人员,负责执法全过程记录档案的日常管理工作。

第六条  执法全过程记录档案的收集与归档:

(一)案件结案后,具体承办人员应及时将执法活动中形成的全部资料原件(文书、音像资料等)交档案管理人员立档;

(二)执法全过程记录档案归档时,由移交单位填写移交目录清单,一式两份,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。

(三)归档的记录材料应完整、齐全,具有保存价值;

(四)照片、摄像、录音等音像资料应由形成部门进行整理、编辑,并注明制作方法、制作时间、制作地点、证明对象、制作人员姓名、密级、时长和编号等内容,档案管理人员负责监督、检查和指导;

(五)归档的音像材料必须在有关的设备上演示或检测,档案部门认为运转正常、图象清晰、声音清楚,内容完整准确后,方可办理归档手续。

(六)档案管理人员在接收档案时,必须逐件查点清楚,对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确,字体要工整。

第七条  执法全过程记录档案的整理与保管:

(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册,填写案卷目录,以便检索和管理;

(二)根据档案的数量和类别,配置相应的保管设备,使温度、湿度等满足档案妥善保存条件;

(三)文字档案和音像档案可以分类保管,也可以案件为单位,“一案一卷”统一保管。保管时注意保持声像载体和文字载体之间的有机联系,注意配套性和完整性,以便于保管和利用。

(四)保存录音带、录像带的地方应远离变压器、电动机、无线电装置等能够形成磁场的电器设备。

(五)各执法单位要探索全过程音像记录的即时上传云存储模式,设置固定位置、固定的格式,统一存储音像记录。执法记录文件名称应至少包含日期、当事人名称、执法事项等主要要素。

第八条 音像档案要做到定期检查。如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象,要及时进行技术处理;照片如发现有发黄、发霉、变质等现象,应及时采取措施加以补救。

第九条  执法全过程记录档案的利用:

(一)为便于查找,档案管理人员应当编制档案总目录,并根据实际情况及工作的需要,编制必要的检索工具和参考资料;

(二)对归档的执法文书、音像资料等执法记录材料,未经制作单位负责人批准,不得查阅;因工作需要查阅执法记录资料的,经制作单位负责人批准后,方可查阅。

(三)涉及国家秘密、商业秘密的执法全过程记录档案,应严格按照保密工作规定进行管理。

第十条  执法全过程记录档案的保管期限分长期和短期二种。

保管期限为短期的,由各执法单位自行保管。

保管期限为长期的,依规定移交档案管理机构保管。

除临时性工作外,执法全过程记录档案长期保存。

第十一条  执法全过程记录档案在保管和利用过程中,如发生损毁等违反法律规定的行为,要按照《中华人民共和国档案法》有关条款处理。

第十二条 各县区交通运输行政主管部门,可结合本单位实际制定本单位执法全过程记录档案管理制度,并报市局政策法规科备案。



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